Déléguez efficacement pour mieux gérer votre vie !

On pense souvent à l'art de déléguer comme une compétence exclusivement managériale. Il est vrai que la délégation est essentielle dans les relations professionnelles. Par exemple, lorsque vous demandez à un collègue d'intervenir sur un projet, ou à votre équipe d'atteindre leurs objectifs de performance.

Mais l'art de déléguer trouve aussi toute sa place dans votre vie privée. Cela vous étonne ? Il s'agit bien de délégation, lorsque vous demandez un coup de main à vos enfants sur les tâches ménagères de la maison, ou bien lorsque vous répartissez entre vous et vos amis les rôles de chacun dans l'organisation des vacances.

De l'importance de savoir déléguer

Aussi bien dans votre vie professionnelle que dans votre quotidien de tous les jours, déléguer est essentiel ! C'est l'une des clés de l'efficacité, tout autant que de l'assurance de relations interpersonnelles épanouies, dans lesquelles les attentes des uns et des autres sont clairement communiquées, respectées et reconnues.

En déléguant (de la bonne manière), vous :

• Démultipliez votre puissance d'intervention et gagnez du temps

• Permettez à vos proches / collègues de gagner en autonomie et donc de se développer et d'apprendre

• Créez un climat de confiance, d'entraide et de réciprocité

• Multipliez les chances que vous attentes soient atteintes, tout en ayant respecté la spécificité de l'autre

Bref, maîtriser l'art de déléguer, c'est précieux ! Et pourtant, c'est peut-être l'une des compétences humaines, relationnelles et managériales les plus difficile à développer !

L'art de la délégation : les travers à éviter

Bien souvent, même lorsque l'on est conscient des enjeux de bien savoir déléguer, on se laisse piéger par deux travers bien typiques, qui mènent à une délégation bancale.

• Travers numéro 1 : l'hyper-contrôle Typiquement ? Vous demandez à l'autre de faire ce que vous attendez de lui, sans lui laisser aucune latitude ni autonomie sur la méthode pour satisfaire vos attentes. Méthodologie à suivre, timing, agenda, interlocuteurs à mobiliser, outils à utiliser, tout est déjà arrêté et prêt. Si l'autre a une idée un peu différente sur la façon dont atteindre le résultat, hors de question de lui laisser la chance de l'expérimenter, vous êtes convaincu que votre méthode est la bonne. Et votre délégataire a intérêt à s'y tenir, sans quoi vous savez d'avance que le résultat ne vous conviendra pas. Le travers de qui ? C'est généralement le travers de ceux qui pensent qu'on est "jamais mieux servi que par soi-même", qui sont angoissés face à l'atteinte des résultats, qui sont perfectionnistes, ou qui aiment tout contrôler. Un exemple de la façon dont s'exprime ce travers : - avec vos collègues : vous les suivez de très près dans l'organisation du projet que vous leur avez confié en faisant avec eux des points de suivi quotidiens, en leur demandant des rapports quasi-permanent, en repassant derrière eux, en leur refusant toute créativité dans la méthodologie à suivre pour atteindre l'objectif. - à la maison : vous demandez à votre fils de préparer le dîner pour vous aider, et vous passez finalement une heure dans la cuisine derrière lui, à vous assurer que tout est bien comme vous l'attendiez. Cela donne quoi ? Vous agacez l'autre en lui donnant l'impression de l'infantiliser et de l'étouffer, et vous mettez tellement d'énergie à superviser la tâche, que vous y passez autant de temps que si vous l'aviez réalisé par vous-même.

• Travers numéro 2 : le manque d'accompagnement de votre délégataire Typiquement, vous refilez la patate chaude à votre délégataire en exprimant votre attente, mais vous omettez de lui donner tout conseil, ligne directrice et outil pour y parvenir. Parfois, encore pire, vous oubliez carrément de donner des détails sur le résultat que vous avez en tête. Le travers de qui ? De ceux qui manquent d'organisation ou sont toujours dans la précipitation. C'est un peu le travers aussi de ceux qui pensent que tout est simple et évident (pour eux!) et tout coule donc d'eau source pour les autres, ou bien de ceux qui estiment que les autres devraient faire plus d'efforts pour comprendre d'eux-mêmes leurs besoins et envies. Un exemple de la façon dont s'exprime ce travers : - Au bureau, c'est lorsque vous dites à votre collègue "écoute je suis désolé je pars en vacances ce soir, est-ce que tu pourrais terminer la préparation de la conférence de la semaine prochaine ? Je te fais confiance, tu vas gérer." et vous partez sans demander votre reste. - A la maison, si vous dites à votre époux/se "Est-ce que je peux te demander de faire les courses, je compte préparer un apéritif dinatoire pour ce soir" sans plus de détails sur ce que vous aimeriez qu'il achète, vous risquez d'avoir des surprises dans le frigo en rentrant. Cela donne quoi ? L'autre se sent livré à lui-même, et vous pouvez parier que le résultat ne ressemblera en rien à ce que vous attendiez.
  

L'art de la délégation : maîtriser les bases Quelques conseils pour bien déléguer et responsabiliser les autres dans vos projets communs :

▪️Expliquez précisément le résultat attendu... tout en laissant de l'autonomie sur la façon dont l'atteindre Eh oui, bien savoir déléguer c'est expliquer précisément à l'autre ce que vous attendez de lui, en donnant des détails : lieu, date, acteurs, exigences, critères, points de vigilance... Pour autant, cela ne veut pas dire imposer votre méthode pour parvenir à l'objectif souhaité : tous les chemins mènent à Rome, et certains préfèrent y aller par voie maritime, d'autres par voie aérienne. Alors, du moment que la destination et le timing sont respectés, laissez votre délégataire choisir sa monture et son trajet : il prendra plus de plaisir sur la route et l'objectif n'en sera pas détourné pour autant ! Cela donne quoi ? "Paul, j'aimerais que tu organises une réunion (objet) d'ici la fin du mois (date) avec l'ensemble du Pôle Commercial (acteurs conviés), dans l'amphithéâtre (lieu), dans le but de leur présenter les résultats trimestriels (pourquoi). Attention, évite le mardi 28, ils seront tous en séminaire, et n'oublie pas de les prévenir suffisamment à l'avance, ils sont bien chargés en ce moment (conseils et points de vigilance). Si tu as besoin ou si tu as des doutes, nous pouvons faire le point rapidement demain pour repasser en revue le timing, les participants et l'ordre du jour (détails complémentaires). Par la suite, je reste disponible pour toute question si tu en as (disponibilité). " Pour autant, vous lui avez épargné l'affront de tout vouloir contrôler sans lui faire confiance : "Il faut d'abord que tu écrives un email à chacun, puis que tu envoies une invitation Outlook. Merci de me faire relire le contenu avant envoi. Pour la rédaction de l'ordre du jour, j'aimerais que tu reprennes exactement le même que celui du trimestre précédent" ...

▪️Soyez disponible en cas de question, mais... pas omni-disponible ! Si l'autre a besoin de votre aide pendant la réalisation de sa tâche, montrez vous disponible pour l'aider. Conseils, partage d'expérience, lignes directrices plus précises au besoin. Cela vous prendra peut-être un peu de temps, mais c'est du temps savamment investi : l'autre n'en deviendra que plus autonome et sera capable d'avancer sans votre aide la prochaine. Pour autant, cela ne veut pas dire accepter de l'autre une sollicitation permanente : ce n'est pas à vous de faire à sa place, vous pouvez le lui rappeler (diplomatiquement) au besoin.

▪️Responsabilisez votre délégataire sur le résultat Cela veut dire ne pas lui voler la vedette si le résultat est atteint : le remercier, le féliciter et lui attribuer la juste part de son travail. Cela veut aussi dire prendre le temps de lui expliquer en quoi il s'y est mal pris, et comment mieux faire la prochaine fois, si le résultat n'est pas à la hauteur. La responsabilité est partagée entre vous et lui, dans le cas où les choses ne se passeraient pas comme prévu. (Attention, le partage de responsabilité n'est possible et fair-play que si vous avez joué votre rôle en offrant des consignes et une présence de qualité à votre délégataire !

▪️Mais aussi....

Faites des points intermédiaires sur l'avancée du projet, si vous sentez que cela est nécessaire ou que votre délégataire le demande. Et n'oubliez pas de féliciter, de dire merci, et de montrer de la reconnaissance une fois le travail de votre délégataire achevé. C'est à la fois du respect, et une clé du succès de vos délégations futures !

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